Legal Operations: gestão estratégica para eficiência jurídica
Legal Operations, ou simplesmente Legal Ops, tem ganhado destaque como uma área essencial na gestão jurídica moderna. Seu objetivo principal é trazer eficiência e inovação para os departamentos jurídicos, integrando pessoas, processos e tecnologia.
Neste artigo, vamos detalhar o conceito de Legal Ops, suas principais competências e como sua implementação pode transformar a forma como escritórios e departamentos jurídicos operam, contribuindo para uma gestão mais estratégica e eficaz.
O que é Legal Operations?
A área de Legal Operations cuida da gestão jurídica considerando os pilares de pessoas, processos e tecnologia. Pode ser implementada como uma área separada do departamento jurídico ou então, junto ao departamento jurídico, existir um profissional de Legal Ops que apoia na gestão.
A área ou profissional não tem como atividade fim a advocacia. Seja nas empresas ou escritórios, a Legal Ops apoia os advogados, mas quem trabalha nesta função não faz o papel de, por exemplo, elaborar contratos ou defender um cliente perante o juiz.
Por esse motivo, o Legal Ops pode ou não ser formado em direito. Em muitos casos, são recrutadas profissionais com formação vinculada a administração de empresas, buscando integrar habilidades que não estejam totalmente centradas no universo jurídico.
O profissional de Legal Ops garante mais eficiência para a operação e dá suporte para o advogado nas suas atividades do dia a dia, facilitando sua atuação, seja com tecnologia ou no fornecimento de dados.
Ele é o responsável pelo planejamento estratégico, gestão financeira e de projetos relacionados à gestão jurídica. Deve, ainda, ter conhecimento de ferramentas tecnológicas para implementar melhorias. Seu papel é manter o foco na eficiência, escalabilidade e manutenção das atividades jurídicas da companhia ou escritório.
Quais as competências do Legal Ops?
A comunidade Legal Operations, CLOC, estabeleceu 12 competências que os profissionais devem ter como base para exercer suas funções e garantir que um departamento ou escritório alcance sua melhor performance.
São elas:
- Bussiness Inteligence;
- Gestão financeira;
- Gestão de firma e fornecedores;
- Governança da informação;
- Gestão do conhecimento;
- Otimização e saúde da organização;
- Operações da prática;
- Gestão de projetos e programas;
- Modelos de entrega de serviços;
- Planejamento estratégico;
- Tecnologia;
- Treinamento e desenvolvimento.
Vamos tratar de cada uma e entender em linhas gerais como se relacionam com a função de Legal Operations e as atividades entrelaçadas com cada habilidade elencada.
1. Business Intelligence para Legal Ops
O Business Intelligence (BI) é a competência capaz de transformar dados em insights estratégicos dentro da organização. Essa habilidade permite a análise e organização de grandes volumes de informações, facilitando a tomada de decisões baseadas em evidências concretas.
Para departamentos jurídicos, o uso de BI é especialmente relevante, pois possibilita a identificação de padrões em processos judiciais, o monitoramento de custos e a gestão mais eficaz de riscos, alinhando-se aos objetivos estratégicos da empresa.
Essa competência não apenas aprimora a visualização e o entendimento das informações, mas também contribui para a antecipação de tendências e a criação de estratégias preventivas
2. Gestão financeira voltada para Legal Operations
Uma das tarefas do profissional de Legal Operations é acompanhar a gestão financeira. Ser hábil com gestão financeira permite ao profissional ter um bom planejamento, controle e otimização dos recursos financeiros associados às atividades jurídicas.
As atividades incluem tarefas de acompanhamento do fluxo de caixa, elaboração de orçamentos e monitoramento de indicadores financeiros, assegurando maior previsibilidade e sustentabilidade para departamentos jurídicos ou escritórios de advocacia.
3. Gestão de firma e fornecedores para profissionais de Legal Ops
A habilidade de gestão de fornecedores e firma também é citada como importante para profissionais de Legal Operations pela CLOC. Ela envolve a seleção criteriosa, homologação, classificação e monitoramento contínuo dos parceiros comerciais, assegurando que atendam aos padrões de qualidade, prazos e conformidade exigidos pela organização.
Essa competência assegura que os fornecedores atendam aos padrões de qualidade, prazos e conformidade exigidos pela organização, contribuindo para a eficiência operacional e mitigação de riscos.
Além disso, uma gestão eficaz de fornecedores permite a criação de políticas claras, centralização da comunicação e diversificação das fontes de fornecimento, garantindo que as cláusulas contratuais sejam cumpridas.
Para cumprir esse papel, é necessário que o profissional desenvolva habilidades como o domínio de ferramentas tecnológicas para gestão de dados, capacidade de categorização e organização de informações, além de um sólido entendimento sobre conformidade regulatória e proteção de dados.
4. Governança da Informação
O profissional de Legal Operations desempenha um papel estratégico na governança da informação. Ele é responsável por implementar políticas e processos que promovam o controle, a organização e o acesso adequado à informação, além de estruturar sistemas que otimizem o fluxo de trabalho no departamento jurídico.
Essa atuação é fundamental para garantir a conformidade com leis como a LGPD, além de proteger informações sensíveis e melhorar a eficiência operacional.
Para cumprir esse papel, é necessário que o profissional desenvolva habilidades como o domínio de ferramentas tecnológicas para gestão de dados, capacidade de categorização e organização de informações, além de um sólido entendimento sobre conformidade regulatória e proteção de dados.
5. Gestão do conhecimento
A gestão do conhecimento envolve a identificação, armazenamento, organização e compartilhamento do material intelectual da empresa. Essa prática permite o reaproveitamento de conteúdos, facilita a geração de novas ideias e contribui para tomadas de decisão mais seguras.
Essa prática permite o reaproveitamento de conteúdos, facilita a geração de novas ideias e contribui para tomadas de decisão mais seguras. Além disso, promove o alinhamento interno e a melhoria no relacionamento entre os profissionais, tornando o dia a dia mais produtivo e fluido.
6. Otimização e saúde da organização
A atuação do Legal Operations é direcionada à otimização da operação, portanto ter a habilidade de estar atento a saúde organizacional é uma das principais habilidades exigidas para este profissional.
Além de propor ações para otimizar tarefas, o profissional pode criar uma cultura organizacional motivadora e focada no desenvolvimento da equipe, promovendo um ambiente colaborativo e de aprendizado contínuo.
Para isso, é fundamental que ele possua habilidades de liderança, empatia, comunicação assertiva e gestão de mudanças, além de compreender as dinâmicas do time e os desafios específicos do setor jurídico.
7. Operações da prática
Operações na prática nada mais é do que colocar a mão na massa, saber como gerenciar os processos administrativos e estratégicos e aplicar as tecnologias disponíveis.
Ao assumir essas atividades, o profissional de Legal Ops libera o time jurídico para focar em atividades de alto valor, como a prática jurídica em si, garantindo maior eficiência e resultados para o negócio.
8. Gestão de projetos e programas em Legal Operations
A gestão de projetos é uma habilidade relevante para profissionais de Legal Ops, pois possibilita estruturar e executar tarefas de forma organizada, eficiente e estratégica.
Uma das possibilidades é o uso de metodologias ágeis, como Scrum e Kanban, com as quais esses profissionais conseguem planejar, priorizar e acompanhar o progresso das atividades, permitindo maior flexibilidade e adaptação às mudanças. Essa abordagem promove entregas contínuas de valor, reduzindo gargalos operacionais e aumentando a eficiência dos processos.
No contexto jurídico, a aplicação dessas metodologias facilita a colaboração entre equipes, melhora a comunicação e alinha os esforços às metas organizacionais. A gestão de projetos também ajuda a identificar e mitigar riscos em estágios iniciais, garantindo maior previsibilidade e controle sobre prazos e resultados.
9. Habilidade nos modelos de entrega de serviços
A capacidade de criar entregas mais eficientes com menores custos é mais uma das habilidades apontadas pelo CLOC e exigida de um profissional de Legal Operations. Ela envolve um conjunto integrado de competências em análise, planejamento e execução estratégica.
Esse profissional precisa dominar ferramentas tecnológicas e metodologias para identificar oportunidades de automação, otimização de processos e redução de desperdícios. Essa habilidade demonstra a capacidade de alinhar recursos às metas organizacionais, garantindo resultados concretos sem comprometer a qualidade.
Além disso, a habilidade de negociação com fornecedores e a capacidade de aplicar métricas para monitorar desempenho destacam-se como diferenciais. Essa competência reflete diretamente na sustentabilidade financeira e na eficiência do departamento jurídico, posicionando o profissional de Legal Ops como um agente estratégico de transformação dentro da organização.
10. Planejamento estratégico na área de Legal Operations
É quase impossível falar de gestão sem mencionar o planejamento estratégico, uma habilidade essencial para os profissionais de Legal Ops.
Sua atuação ajuda na definição de metas estratégicas e na priorização de tarefas alinhadas aos objetivos do negócio, integrando as demandas jurídicas às estratégias corporativas. Para isso, ele deve ter habilidades relacionadas a análise de dados, permitindo interpretar indicadores de desempenho (KPIs) e traduzir informações jurídicas complexas em ações práticas.
O profissional precisa, ainda, compreender o negócio e suas metas, garantindo que as prioridades do departamento jurídico contribuam diretamente para resultados organizacionais.
11. Habilidade com tecnologia
O gestor jurídico que atua em Legal Ops pode inovar, automatizar processos e resolver desafios com o apoio da tecnologia.
Para isso, ele além de desenvolver habilidades relacionadas a análise tecnológica, gestão de projetos e pensamento crítico, ele deve estar atualizado sobre tendências em Legal Tech e automação de processos.
Entre as ações fundamentais estão a identificação de tarefas repetitivas que possam ser automatizadas, a implementação de softwares de gestão jurídica e de análise de dados, bem como a capacitação das equipes para utilizarem essas soluções.
12. Treinamento e desenvolvimento promovidos pelo Legal Ops
Por fim, o profissional de Legal Operations pode atuar na capacitação da equipe jurídica, garantindo que os colaboradores estejam atualizados com as melhores práticas, novas tecnologias e mudanças regulatórias.
Suas ações podem incluir a identificação de lacunas de conhecimento, a criação de programas de treinamento personalizados e o uso de ferramentas como plataformas e-learning ou workshops presenciais.
Além disso, é essencial monitorar o impacto dos treinamentos por meio de indicadores de desempenho e feedback dos participantes, ajustando os programas conforme necessário. Essa abordagem não apenas aprimora a eficiência da equipe, mas também fortalece a cultura de aprendizado contínuo dentro da organização.
Quais são os benefícios de implementar Legal Ops na empresa?
Mais do que organizar o departamento jurídico, o Legal Ops aprimora processos, facilita a integração entre equipes e contribui para resultados estratégicos em toda a operação.
Entre os principais benefícios observados após sua implementação, podemos destacar:
- Aumento da eficiência operacional
O Legal Ops muda a forma como o departamento jurídico trabalha, unindo organização e produtividade. Com ferramentas de automação as tarefas repetitivas deixam de ser um problema e permitem que a equipe direcione o foco para atividades mais estratégicas. Desta forma, com processos mais fluidos e bem estruturados, as respostas se tornam mais rápidas e as entregas mais eficientes.
- Decisões mais seguras
A análise de dados é o foco principal do Legal Ops, ajudando o jurídico a tomar decisões com mais precisão e segurança. Com ferramentas que coletam e interpretam informações, é possível identificar padrões, antecipar dificuldades e agir de forma estratégica.
- Controle de custos e riscos
Um dos maiores desafios para os departamentos jurídicos é equilibrar custos e riscos de maneira eficiente. Com Legal Ops é possível acompanhar gastos em tempo real e identificar áreas para redução de despesas. Além disso, a gestão proativa de riscos, como o acompanhamento de contratos e a garantia de conformidade regulatória, reduz a exposição da empresa a litígios desnecessários, multas e outros problemas legais.
- Mais satisfação na experiência do cliente
O Legal Ops padroniza processos e fluxos de trabalho, o que garante mais consistência e qualidade nas entregas. Além de diminuir as chances de erros e perdas processuais, a uniformização permite que até mesmo outros setores tenham clareza sobre a operação, o que aumenta a confiança e satisfação dos clientes internos e externos.
- Maior integração entre equipes
Ao reduzir tarefas operacionais e implementar tecnologias que facilitam o trabalho, o Legal Ops cria um ambiente mais leve e motivador. Isso aumenta a satisfação dos profissionais, ajuda a reter talentos e atrai novas contratações.
Além disso, a integração com áreas como financeiro, RH e compliance fortalece a colaboração interna, permitindo uma atuação mais colaborativa entre as áreas.
Como garantir eficiência jurídica com Legal Operations?
Como já falamos ao longo do texto, eficiência jurídica é construída em uma união de tecnologia, pessoas e processos. Portanto um profissional de Legal Operations com as habilidades citadas e que integre esta tríade é capaz de aumentar a eficiência do setor jurídico de um departamento e até dos escritórios de advocacia.
Em resumo, a área de Legal Ops deve manter uma boa estratégia para capacitar pessoas de modo que possam operar tecnologias e ter conhecimento recente de leis e temáticas relevantes ao setor, atenção aos processos e adotar recursos tecnológicos que atendam às necessidades dos advogados atuantes.
Como a Projuris junto a Docato auxiliam na hora de adotar ações de Legal Operations
Automatizar tarefas que antes eram manuais e melhorar o fluxo de trabalho se torna muito mais simples com apoio da tecnologia e das ferramentas certas.
Embora isso possa ser feito em menor escala com planilhas, lembretes manuais de agenda e outras ferramentas mais básicas, o efeito é pequeno frente ao que um software pode proporcionar.
A Docato contribui com a automatização de tarefas manuais, atuando como uma ferramenta de fluxo de trabalho ideal para departamentos jurídicos e escritórios, explorando o modelo Kanban com design mais intuitivo e desenvolvido de forma especializada para o universo jurídico, além de oferecer dashboards completos para análise de dados.
Já a Projuris, legal tech parceira da Docato, fornece uma plataforma completa de inteligência legal que atende as demandas de contencioso, societário e contratos. Com apoio de inteligência artificial e automações, muitas das atividades manuais são excluídas e a gestão torna-se mais simples e eficiente.
Usando a plataforma Projuris, por exemplo, o tempo de análise de contratos reduz em até 42%, de acordo as métricas apresentadas por cases reais. O software conta ainda com Jurimetria, para amplificar a qualidade da análise de dados. Conheça e agende a sua demonstração
Perguntas frequentes
O que faz um Legal Operations?
O profissional de Legal Operations é responsável por implementar e gerenciar estratégias, processos e tecnologias que aumentem a eficiência das operações jurídicas. Lida com atividades como gestão financeira, governança da informação, gestão de fornecedores, implementa ferramentas tecnológicas, define metas estratégicas e monitora indicadores de desempenho (KPIs).
O que são Legal Ops?
Legal Ops (Legal Operations) é um conjunto de práticas, processos e ferramentas que têm como objetivo melhorar a eficiência e o desempenho de departamentos jurídicos ou escritórios de advocacia. A área surgiu para transformar o modelo tradicional de gestão jurídica, implementando uma abordagem mais empresarial e orientada a resultados.
Conclusão
Legal Operations é mais do que uma tendência: trata-se de uma abordagem estratégica para modernizar a gestão jurídica, integrando pessoas, processos e tecnologia. Sua implementação promove eficiência, redução de custos e alinhamento das operações do departamento jurídico aos objetivos organizacionais.
Ao combinar habilidades específicas, tecnologias avançadas e uma visão inovadora, o profissional de Legal Ops se torna um parceiro indispensável para o departamento jurídico, capaz de transformar resultados.
Thiago Fachini
Especialista em Marketing Jurídico | Projuris
Mais de 300 mil ouvidas no JurisCast. Mais de 1.200 artigos publicados no blog Jurídico de Resultados. Especialista em Marketing Jurídico. Palestrante, professor e um apaixonado por um mundo jurídico cada vez mais inteligente e eficiente.
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O Business Intelligence (BI) é a competência capaz de transformar dados em insights estratégicos dentro da organização. Essa habilidade permite a análise e organização de grandes volumes de informações, facilitando a tomada de decisões baseadas em evidências concretas.
Para departamentos jurídicos, o uso de BI é especialmente relevante, pois possibilita a identificação de padrões em processos judiciais, o monitoramento de custos e a gestão mais eficaz de riscos, alinhando-se aos objetivos estratégicos da empresa.
Essa competência não apenas aprimora a visualização e o entendimento das informações, mas também contribui para a antecipação de tendências e a criação de estratégias preventivas
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