Como a ArcelorMittal otimizou sua gestão de intimações

Como a ArcelorMittal otimizou sua gestão de intimações A ArcelorMittal Brasil, a maior produtora de aço no Brasil e líder mundial, enfrenta desafios únicos em sua gestão de citações e intimações em seu contencioso devido à sua extensa presença geográfica e à natureza de suas operações. Com isso, a necessidade de uma solução eficiente para lidar com a gestão de citações e intimações se tornou cada vez mais evidente. Com aproximadamente 20 mil empregados e capacidade de produção anual de 15,5 milhões de toneladas de aço e 5,1 milhões de toneladas de minério de ferro, a empresa é um exemplo global de inovação, alinhando seu crescimento à sustentabilidade e ao compromisso com a governança em seu dia a dia. Este case de sucesso demonstra como a ArcelorMittal e a Docato uniram forças para resolver um dos principais desafios da empresa no Brasil: a captura e gestão de citações e intimações de forma eficiente, segura e automatizada. Confira como isso foi possível! O desafio operacional da ArcelorMittal Como uma empresa de grande porte, a ArcelorMittal possui unidades industriais em oito estados brasileiros e a maior rede de distribuição do país, com pontos comerciais em todos os estados, operando em áreas diversificadas que vão de aços longos e planos a mineração, passando por tecnologia da informação, produção de biorredutor renovável e geração de energia para consumo próprio. Essa capilaridade, essencial para atender diversos setores industriais, gera complexidade para o departamento jurídico no que diz respeito à captação e gestão de citações e intimações, que ocorrem em diferentes regiões do país. Além disso, até pouco tempo atrás, a empresa enfrentava riscos significativos de atrasos no recebimento desses documentos, que antes eram enviados em papel e por e-mail para as unidades de Belo Horizonte e Vitória, onde o jurídico centralizado atuava. Para reduzir riscos, a ArcelorMittal estabelecia treinamentos e procedimentos nas portarias das unidades, orientando funcionários locais sobre a recepção e tratamento de citações físicas. O incidente crítico em 2017 impulsionou as mudanças O alto risco de incidentes críticos reforçou a necessidade de uma solução mais robusta e proativa. Em 2016, a Resolução do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que criou uma plataforma nacional de comunicações processuais, impulsionou os tribunais a disponibilizarem citações e intimações de forma digital. A partir de 2018, a ArcelorMittal iniciou um processo de transformação, contratando um parceiro para a captura digital de distribuições de novos casos. No entanto, o processo ainda envolvia atividades manuais, como a distribuição interna de cada novo caso por e-mail. Esse procedimento demandava cerca de 8 horas semanais de um analista, que distribuía e acompanhava cada caso individualmente. A busca por uma solução eficiente: A parceria com a Docato Em 2021, a ArcelorMittal decidiu ampliar o escopo da automação jurídica para incluir não só novas distribuições, mas também todas as citações e intimações que chegavam pelos portais dos tribunais. Foi neste contexto que a parceria com a Docato começou a se desenhar como uma solução concreta. A partir de 2022, a Docato foi contratada para monitorar todos os painéis dos tribunais e captar as novas distribuições e intimações de forma sistemática e segura. Graças a essa tecnologia, a ArcelorMittal conseguiu centralizar o recebimento dessas notificações em um único canal, eliminando a dependência de métodos manuais e suscetíveis a erros. A captura digital automatizada das intimações trouxe mais segurança e eficiência para o jurídico da ArcelorMittal, que antes dedicava horas ao processo. Além disso, a Docato implementou um sistema de automação para cadastrar automaticamente cada caso captado no sistema de controle de processos da ArcelorMittal, atribuindo-os ao escritório responsável. Inovação e automação: robôs e macros para a distribuição de processos Outro ponto crucial do projeto foi a criação de um robô interno pela equipe da ArcelorMittal para a distribuição dos processos capturados. Esse robô, programado em VBA, foi desenvolvido para ler as planilhas enviadas pela Docato e realizar a distribuição automática dos processos aos escritórios e advogados, eliminando a necessidade de trabalho manual. Com esse novo sistema, o robô lê o relatório padrão do software de gestão, utilizado pelo jurídico da ArcelorMittal, verifica qual escritório é o responsável pelo caso e distribui automaticamente a notificação. Se o caso ainda não tiver um escritório designado, o robô o encaminha para um advogado interno, que decide o direcionamento. Esse fluxo reduziu o tempo de distribuição para 20 minutos, em vez das 8 horas semanais anteriores, e processa cerca de 50 notificações diárias. O compliance e controle interno rigoroso Sendo uma empresa listada na Bolsa de Valores de Nova York, a ArcelorMittal deve atender às exigências da Lei Sarbanes-Oxley (SOX), que exige rígidos controles internos e transparência nas operações. Para garantir conformidade, a empresa implementou controles específicos para o envio e acompanhamento das intimações, registrando evidências de cada envio para auditorias. Com a Docato, a empresa pôde automatizar também parte desse processo, garantindo segurança e evidências para o compliance. Implementação do Domicílio Eletrônico Judicial Em 2024, o CNJ implementou a obrigatoriedade de um domicílio eletrônico judicial para grandes empresas. Essa medida, portanto, reforça ainda mais a necessidade de um monitoramento centralizado. A ArcelorMittal, por sua vez, optou por uma abordagem proativa, cadastrando no sistema todas as empresas do Grupo, incluindo controladas e coligadas, sempre com a Docato como parceira estratégica no monitoramento. Dessa forma, a Docato assumiu a captura das intimações, garantindo que a ArcelorMittal não se desse por citada automaticamente, o que, consequentemente, proporcionava à empresa o tempo adicional de 10 dias para defesa. Resultados e Impactos para a ArcelorMittal A parceria entre a ArcelorMittal e a Docato trouxe, sem dúvida, uma série de benefícios estratégicos: 1. Eficiência Operacional A automação dos processos de captura e distribuição de citações e intimações trouxe, de fato, ganhos significativos de eficiência para a ArcelorMittal. Antes, o tempo era amplamente dedicado a tarefas manuais – como a distribuição de documentos por e-mail e o acompanhamento de novos casos por um analista –, mas foi drasticamente reduzido. Antes da parceria com a Docato, o departamento jurídico gastava aproximadamente 8 horas semanais nessas