Captura antecipada de processos: Aumentando a eficiência na operação

Na realidade da área jurídica das corporações no Brasil, a eficiência no tratamento de processos judiciais é uma premissa fundamental para assegurar que a empresa seja capaz de gerenciar a quantidade de litígios que lhe são apresentados. Geralmente, os departamentos jurídicos costumam contar com escritórios parceiros especializados para administrar as novas ações recebidas. No entanto, as soluções manuais executadas por advogados apresentam limitações no que tange à maximizar a eficiência.

Nesse sentido, ferramentas que automatizam a captura antecipada de processos judiciais, bem como outras atividades, tornam-se elementos essenciais para apoiar tanto a equipe interna quanto os escritórios terceirizados. No presente artigo, exploraremos as complexidades inerentes a esse processo, enfatizando como a automação de captura de iniciais pode oferecer benefícios significativos.

Possibilidades para as corporações brasileiras

Até o presente momento, existem empresas de grande porte situadas no Brasil que não realizam a captura de processos distribuídos, ou seja, tomam conhecimento da grande maioria dos litígios somente no momento da citação. Nesses casos, uma lacuna significativa se faz presente no que se refere à visão abrangente sobre os processos judiciais, resultando na ausência de dados básicos relativos ao contencioso.

Tal carência engloba questões como a falta de informações sobre a quantidade de ações em curso e as causas mais frequentes para o ajuizamento de processos, entre outros pontos mais complexos. Portanto, considerando que a não adoção de medidas concretas para a captura de petições iniciais não se configura como o cenário ideal para aprimorar a gestão de contencioso, examinaremos as alternativas disponíveis para que as empresas possam alocar recursos nesse processo.

1) Contar com a funcionalidade em ferramentas existentes

Alguns sistemas de gestão empregados nos departamentos jurídicos incorporam funcionalidades para a captura antecipada de processos distribuídos. Essas funcionalidades podem ser nativas do sistema ou demandar aquisições complementares.

Em geral, as ferramentas de captura antecipada integradas a esses sistemas oferecem funcionalidades essenciais, mas podem apresentar certas limitações em termos de capacidade e precisão, dado que operam de forma inteiramente automatizada. Portanto, empresas que buscam maximizar a eficiência e obter informações mais detalhadas sobre os litígios podem necessitar de soluções complementares mais avançadas.

2) Desenvolver uma solução de captura antecipada de processos internamente

Em um cenário ideal, a captura antecipada manual dos processos judiciais seria uma opção viável, mas a realidade é bem diferente. À medida que o volume de litígios aumenta, os advogados corporativos enfrentam uma carga de trabalho cada vez mais intensa. Eles estão ocupados gerenciando casos que já atingiram a fase de citação, representando a empresa nos tribunais e aconselhando sobre questões jurídicas estratégicas.

A captura manual de novos processos emerge como uma tarefa que consome tempo e recursos substanciais, frequentemente revelando-se impraticável para as equipes jurídicas internas. Para realizar essa tarefa internamente, a empresa teria que investir em uma equipe dedicada exclusivamente à captura antecipada de processos, o que se traduz em custos consideráveis e potencialmente em atrasos no gerenciamento de litígios.

Para reduzir o esforço humano, outra alternativa é o desenvolvimento de uma solução interna que automatize, total ou parcialmente, esse processo. No entanto, é importante destacar que tal abordagem também demandaria consideráveis investimentos financeiros, que, por vezes, podem exceder o orçamento alocado ao departamento jurídico. Além disso, requereria recursos técnicos especializados para a implementação e manutenção da solução.

3) Melhor custo-benefício: Contar com uma solução especializada

A escolha por contar com uma solução especializada no que tange à captura de processos distribuídos pode oferecer inúmeras vantagens em termos de custo-benefício e eficiência. Tais soluções são desenvolvidas por empresas que se dedicam a aprimorar o processo de captação de dados jurídicos, o que resulta em um maior aprofundamento na área.

Em comparação com o desenvolvimento de uma solução interna, o custo de aquisição de uma solução especializada tende a ser mais vantajoso, uma vez que a empresa não precisará alocar recursos substanciais na formação de uma equipe ou ferramenta dedicada. Isso se traduz em economia de tempo e dinheiro.

Adicionalmente, soluções especializadas oferecem funcionalidades mais abrangentes e avançadas. Elas são projetadas com base nas melhores práticas do setor e são constantemente atualizadas para se manterem alinhadas com as demandas em constante evolução do mundo jurídico. Isso permite que as empresas acessem um conjunto mais amplo de recursos que podem otimizar a gestão do contencioso.

Além disso, a assertividade na captação e categorização dos processos tende a ser muito superior, uma vez que essas soluções são aprimoradas continuamente e se beneficiam da experiência adquirida ao longo do tempo. Consequentemente, as empresas podem contar com informações mais precisas e detalhadas sobre seus litígios, o que contribui para decisões mais embasadas e estratégicas na gestão jurídica. Em última análise, o investimento em soluções especializadas de captura antecipada de processos pode se traduzir em economia significativa a longo prazo e em maior eficiência operacional para o departamento jurídico.

Benefícios da captura de iniciais

Utilizando soluções de automação e inteligência de dados jurídicos, as empresas podem otimizar o processo de identificação e catalogação de novos processos judiciais. Os benefícios são diversos:

– Melhora da produtividade: Com a captura automatizada, as equipes jurídicas economizam tempo e esforço, o que lhes permite se concentrar em atividades de maior valor, como estratégias de defesa e resolução de litígios.

– Tempo hábil para a operação jurídica: Com a captura antecipada de iniciais, as equipes jurídicas têm mais tempo para se preparar e responder de maneira eficaz a processos existentes, minimizando riscos e custos.

– Contingência eficaz: A automação oferece a capacidade de monitorar e identificar novos casos rapidamente, permitindo à empresa antecipar riscos legais e se preparar adequadamente.

Atividades aprimoradas com a captura antecipada de processos

A captura antecipada automatizada não é apenas sobre economia de tempo e recursos, ela impulsiona a eficiência em várias frentes. Algumas atividades que se beneficiam da automação incluem:

– Monitoramento de novos processos: As soluções automatizadas podem rastrear constantemente fontes de dados legais para identificar novos casos que envolvem a empresa, garantindo que nenhum processo seja perdido.

– Gestão de litígios: A automação permite que os processos judiciais sejam categorizados e priorizados de acordo com seu potencial impacto e urgência, facilitando o gerenciamento eficaz.

– Captura e cadastro de dados: A automação agiliza a coleta e organização de informações importantes em processos, fornecendo às equipes jurídicas dados estruturados prontos para análise.

Em resumo, a captura antecipada de novas ações é uma ferramenta poderosa para as empresas que buscam otimizar a eficiência em suas operações jurídicas. Ao adotar soluções de automação e inteligência de dados jurídicos, as corporações podem garantir que estejam um passo à frente no mundo complexo e desafiador dos litígios. Esta abordagem não apenas economiza recursos valiosos, mas também aprimora a tomada de decisões informadas e a conformidade legal, reforçando a posição competitiva da empresa no mercado.

Conheça a solução mais completa de captura de processos distribuídos

A solução de Entrada Otimizada de Litígios desenvolvida pela Docato automatiza a captura de novos processos judiciais, antes da notificação oficial, e também realiza uma coleta minuciosa e com alta qualidade das variáveis essenciais para cada processo. Esse enfoque aprimora substancialmente a documentação à disposição da equipe jurídica, facilitando a elaboração de defesas eficazes.

A plataforma opera através da automatização da coleta de dados provenientes de diversos órgãos judiciais, sistemas internos da empresa e diversas outras fontes. Posteriormente, procede à classificação e interpretação das variáveis e realiza o cadastro do processo no sistema de gestão utilizado pelo departamento. A interpretação e análise dos documentos são conduzidas com auxílio da Inteligência Artificial (IA), sendo que a confiabilidade dos dados coletados e classificados é aprimorada por meio de validações realizadas pela equipe de advogados da Docato.

Após esse processo, a solução prossegue com a coleta de subsídios nos sistemas do cliente e a elaboração de kits de subsídios orientados por dados. Isso engloba, ainda, a criação automatizada de sugestões de acordo pré-citação, bem como a aplicação de técnicas de jurimetria com análise preditiva acerca dos desfechos potenciais de cada litígio.

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