Gestão de contencioso mais eficiente para grandes empresas
O substancial volume de demandas judiciais gera repercussões negativas no faturamento das corporações, tanto de maneira passiva, mediante a necessidade de exercer a gestão de contencioso, quanto de maneira ativa, quando ocorrem condenações. Muitas dessas despesas podem ser evitadas ou atenuadas. Contudo, a identificação de tais oportunidades de economia de recursos se torna difícil em decorrência da exorbitante quantidade de processos, do desalinhamento entre o departamento jurídico e o setor financeiro, bem como da falta de transparência nas informações.
A falta de transparência, no presente contexto, não se relaciona a informações privilegiadas ou a qualquer forma de ocultação deliberada. Decorre, ao invés disso, da dificuldade intrínseca à realização de uma administração eficaz, motivada pela presença de dados não estruturados, o que, por sua vez, impede a utilização estratégica dessas informações e a obtenção de uma visão global da situação corporativa.
Atualmente, com apoio da tecnologia e da Inteligência Artificial, emergem soluções desenvolvidas para automatizar operações manuais e interpretar dados contidos em documentos. Tais soluções complementam as tarefas que os sistemas de gestão não são capazes de desempenhar, proporcionando à equipe jurídica recursos otimizados para a elaboração de defesas e a condução de outras atividades inerentes à operação jurídica.
Soluções para gestão de contencioso
Os tipos de soluções voltadas para aprimorar a gestão de contencioso podem ser categorizados em três níveis, dependendo do porte da empresa, da quantidade de processos sob sua administração e da complexidade de sua operação jurídica.
No primeiro nível, englobando pequenas e médias empresas com um baixo volume de litígios, a adoção de abordagens manuais demonstra eficácia na otimização da gestão. Isso compreende práticas como organização de processos e demandas em planilhas, construção de relatórios e análise dos motivos mais frequentes que levam ao ajuizamento de ações, bem como o investimento de tempo em reuniões de alinhamento entre os setores jurídico e financeiro.
Ao avançar para o segundo nível, estamos tratando a respeito de empresas com um volume de litígios de médio a alto. Nesses cenários, torna-se imprescindível a adoção de sistemas de gestão, a exemplo do Benner e Projuris, para gerir de forma eficaz tarefas operacionais de natureza jurídica, incluindo o cadastro de processos e o acompanhamento das demandas.
Contudo, quando nos voltamos para grandes empresas que gerenciam de centenas a milhares de processos judiciais mensalmente, torna-se visível que a implementação de um sistema de gestão, sozinho, não é suficiente para otimizar com máxima eficiência a gestão do contencioso.
Nesse terceiro nível, surge a necessidade de investir em soluções capazes de automatizar tarefas anteriormente desempenhadas manualmente e que extrapolam as capacidades dos sistemas de gestão. Tais soluções propiciam a geração de dados estruturados que se traduzem em inteligência de negócio, habilitando as equipes dos departamentos jurídicos a operarem de maneira mais eficiente.
A migração de atividades antes dependentes de intervenção manual para sistemas de automação e Inteligência Artificial proporciona benefícios em múltiplas formas:
- Economia de tempo e incremento da produtividade, traduzindo-se na redução de despesas passivas relacionados à gestão de processos judiciais;
- Ampliação da inteligência operacional, permitindo a transformação de informações desordenadas em dados estruturados, com potencial para realizar análises preditivas acerca da viabilidade de sucesso em cada litígio;
- Ganhos financeiros diretos, evidenciados na diminuição dos valores de condenação, na mitigação de riscos associados a falhas humanas e na redução de despesas com escritórios de advocacia externos, entre outros custos que, ao serem minimizados, conferem maior retorno financeiro à corporação.
Como ter uma gestão de contencioso mais eficiente usando dados estruturados
Corporações que investem em soluções de automação e inteligência de dados já compreenderam que, nos dias atuais, a tecnologia desempenha um papel essencial na redução de despesas evitáveis em várias áreas da empresa. As tendências em busca de inovação, na adoção de uma abordagem data-driven e no uso da Inteligência Artificial são reflexos diretos desse cenário.
A Docato, enquanto uma LegalTech especializada, se dedica ao desenvolvimento de soluções em automação e inteligência de dados para departamentos jurídicos que lidam com um considerável volume de contencioso.
Soluções como a plataforma desenvolvida pela Docato possibilitam aos departamentos jurídicos internos empregar a inteligência de dados da própria empresa, a fim de atuar de maneira mais estratégica. Isso, por sua vez, contribui para a redução de despesas relacionadas a custas judiciais, condenações, honorários advocatícios e outros gastos pertinentes.
Em termos práticos, a plataforma realiza a coleta de dados provenientes de tribunais, instituições financeiras, do sistema de gestão interno da empresa e de diversas outras fontes. Essas informações coletadas se caracterizam como dados não estruturados, uma vez que podem se apresentar em diversos formatos, como PDFs, planilhas, imagens, HTMLs, entre outros.
Por meio de aplicativos exclusivos integrados à plataforma, essas informações são meticulosamente organizadas, classificadas em profundidade e registradas. Após a estruturação dos dados, os passos subsequentes no fluxo de trabalho são moldados de acordo com os objetivos específicos de cada cliente.
A seguir, apresentamos uma das soluções construídas para volumes substanciais de litígios.
Gestão de contencioso: Solução Entrada Otimizada de Litígios
Conforme citado inicialmente, a simples administração de litígios impõe custos mensais às corporações, abrangendo custos por pasta (processo) administrada, custas judiciais, reembolsos a terceiros (como correspondentes e peritos), além das horas dedicadas pelos advogados e pela equipe interna. No tradicional modelo de gestão de litígios, os custos administrativos são distribuídos de maneira praticamente equitativa entre as diferentes fases do ciclo de vida do processo.
Contudo, efetuar um investimento focado e estratégico na fase inicial do processo tende a gerar resultados financeiros mais favoráveis. Isso se deve ao fato de que tal abordagem possibilita:
- Encerramento antecipado: a possibilidade de encerrar um processo de forma precoce evita os custos associados à sua gestão subsequente.
- Maior deságio: o deságio com relação ao valor pedido é potencialmente maior que após uma decisão.
- Melhores defesas: é viável elaborar defesas mais sólidas e eficazes, ampliando as chances de encerramento precoce ou de redução de custos de condenação.
Nesse contexto, a solução de Entrada Otimizada de Litígios da Docato não somente automatiza a captação de novos processos judiciais antes mesmo da notificação oficial, mas também realiza uma coleta minuciosa e com alta qualidade das variáveis pertinentes a cada processo. Isso proporciona à equipe jurídica documentos otimizados para a elaboração de defesas eficazes.
Na primeira etapa, a plataforma efetua a coleta de dados provenientes de tribunais, sistemas internos da empresa e inúmeras outras fontes em tempo real. Posteriormente, procede à classificação e interpretação das variáveis e executa o registro automático do processo. A leitura e interpretação dos documentos são realizadas por meio de IA, sendo que a confiabilidade dos dados coletados e classificados é aprimorada por meio de validações efetuadas por advogados.
Este resumo constitui uma síntese da Entrada Otimizada de Litígios. Caso haja interesse em explorar em detalhes essa solução, solicite uma demonstração sem compromisso.
Case de sucesso com uso de dados e tecnologia na gestão de contencioso
Um tipo de processo judicial recorrente comum em grandes empresas prestadoras de serviços é por cobrança indevida, como ocorre para um de nossos clientes do setor de energia. A principal necessidade da empresa consistia em aprimorar a qualidade dos subsídios destinados a esses processos. Com a solução da Docato, a empresa economizou mais de R$ 3 milhões utilizando tecnologia e inteligência de dados.
O primeiro movimento nesse projeto foi utilizar a plataforma Docato para classificar o histórico de processos do cliente e entender quais eram os problemas enfrentados nos processos de cobrança por irregularidade. A Inteligência Artificial da Docato analisou uma série de fatores, como os motivos que levaram ao ajuizamento das ações, as razões das derrotas, os fundamentos de procedência/improcedência e os subsídios empregados.
Concluída essa etapa, deu-se início ao fluxo de trabalho direcionado à cobrança indevida, com o objetivo de identificar os subsídios mais adequados para cada categoria de processo. As etapas desse fluxo compreenderam:
- Captura automatizada dos novos processos
- Identificação do objeto do processo
- Classificação e interpretação dos subsídios no sistema do cliente
- Elaboração do kit de subsídios
- Armazenamento do kit de subsídios e sugestão de contestação no sistema do cliente
Dentre os resultados, além da economia de mais de R$ 3 milhões, como citado anteriormente, a taxa geral de improcedência aumentou 72,5% e os processos com dano moral julgados improcedentes cresceram em 12%.
Conclusão: Benefícios das soluções tecnológicas na gestão de contencioso
Como visto acima, os resultados financeiros para as corporações são expressivos ao utilizar tecnologia e inteligência de dados na gestão de contencioso. Mas esse não é o único benefício para as grandes empresas. Podemos citar outros, como:
- Alocação da equipe para tarefas estratégicas: o tempo gasto indevidamente em tarefas manuais repetitivas pode ser utilizado em ações que geram resultados efetivos.
- Retorno sobre o investimento: a redução de custos proporcionada pela plataforma supera substancialmente o valor de sua aquisição.
- Manutenção da reputação da empresa: a gestão eficiente de contencioso também colabora em proteger a imagem da empresa contra danos à reputação que podem decorrer de disputas judiciais prolongadas e desfavoráveis.
- Tomada de decisões assertivas: ao contar com uma visão abrangente dos processos judiciais em andamento, as equipes podem tomar decisões estratégicas embasadas, direcionando recursos e resolvendo conflitos de maneira alinhada com os objetivos globais da organização.
Trabalha com grande volume contencioso e quer gerar resultados como esses para a sua empresa? Entre em contato e solicite uma demonstração sem compromisso.
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Alexsandra Tumacz
Especialista em Soluções no Jurídico | Docato
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Soluções em automação e inteligência de dados jurídicos que geram resultados financeiros expressivos no contencioso.
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